KI-Lösungen: Vom Use-Case zur Entscheidung

Der ➡️ AI Discovery Workshop ist gerade vorbei. Die Wand ist voller Ideen. Das Board ist voll. Die Energie im Raum ist spürbar. Und genau jetzt beginnt die eigentliche Arbeit. Vor mir liegt eine Liste mit 18 KI-Lösungen. Jeder klingt sinnvoll. Jeder hat Potenzial. Und jeder hat mindestens eine Person im Raum, die überzeugt ist, dass genau dieser Case sofort umgesetzt werden sollte. Ich kenne diesen Moment gut. Wenn wir hier nicht sauber priorisieren, wird KI zum Dauerexperiment und nicht zum strategischen Hebel.

Begeisterung ist kein KPI

Was ich immer wieder erlebe: Nach einem Discovery-Workshop herrscht Euphorie. Verständlich, denn KI öffnet Perspektiven. Aber Begeisterung ersetzt keine Wirtschaftlichkeitsrechnung. Deshalb arbeite ich konsequent mit einer dreistufigen Entscheidungslogik. 

Stufe 1: Wirkung klären. Die Impact-Messbarkeits-Matrix

Ein Werkzeug, das ich immer einsetze, ist die Impact-Messbarkeits-Matrix. Ich ordne jeden Use Case entlang zweier Achsen ein:

• Wie hoch ist der Impact?
• Wie gut ist dieser Impact messbar?

Daraus entstehen vier Felder:

1. Hoher Impact, hohe Messbarkeit
2. Hoher Impact, niedrige Messbarkeit
3. Niedriger Impact, hohe Messbarkeit
4. Niedriger Impact, niedrige Messbarkeit

Die Klarheit, die dadurch entsteht, ist enorm. Quadrant 1 wird zur Priorität und diese werden weiter analysiert. Quadrant 4 streiche ich konsequent. Quadrant 2 kann strategisch relevant sein, braucht aber eine andere Bewertungslogik. Quadrant 3 sind Optimierungen ohne Hebelwirkung.

Die Matrix ist mein Grobfilter. Sie verhindert, dass Kunden Energie in mittelmäßige Ideen investieren.

Das Arbeiten mit der Matrix verhindert emotionale Entscheidungen.

Stufe 2: Realitätscheck. 4 Fragen für Klarheit

Um Klarheit zu schaffen, arbeite ich konsequent mit vier Bewertungsdimensionen. Diese erhalten eine Gewichtung, die ich gemeinsam mit dem Kunden vorher definieren. Die Bewirtungsdimensionen leiten sich direkt aus einem sauberen Business Case ab. Hierbei berücksichtige ich jedoch nur die Use Cases aus dem 1. Quadranten der Impact-Machbarkeits-Matrix. 

1. Zahlt der Use Case auf ein strategisches Ziel ein?

Ich frage konkret:

• Reduziert er messbar Kosten?
• Erhöht er Umsatz oder Servicequalität?
• Reduziert er Risiken?
• Unterstützt er ein definiertes Transformationsziel?

Wenn ein Use Case strategisch nicht andockt, bekommt er keine Priorität. So spannend er auch sein mag. Strategie ist mein erster Filter.

2. Wie sieht der reale monetäre Impact aus?

Hier wird es konkret. Ich rechne gemeinsam mit dem Fachbereich:

• Wie viel Zeit sparen wir pro Vorgang?
• Wie oft kommt dieser Vorgang pro Jahr vor?
• Welche Personalkosten stehen dahinter?

Ein Beispiel aus einem KMU, das ich begleitet habe: Angebotserstellung dauerte 45 Minuten. Mit KI-Unterstützung 15 Minuten. Bei 1.200 Angeboten im Jahr sprechen wir von 600 Stunden Einsparung. Hierfür kann der ROI-Kalkulator der KI-Boutique genutzt werden. 

Das ist keine Vision. Das ist eine Zahl. Und Zahlen schaffen Entscheidungssicherheit.

3. Welche qualitative Wirkung entsteht?

Nicht jeder Nutzen ist direkt in Euro messbar. Ich bewerte systematisch:

• Verbessert sich die Mitarbeiterzufriedenheit?
• Steigt die Innovationsfähigkeit?
• Wird die Organisation zukunftsfähiger?
• Verbessert sich die Wahrnehmung bei Kunden oder Bürgern?

Gerade bei Konzernen und öffentlichen Einrichtungen spielt diese Dimension eine enorme Rolle. Ich nehme diese Faktoren ernst. Aber ich dokumentiere sie transparent.

4. Umsetzungsrisiko und Komplexität

Viele KI-Projekte scheitern nicht am Nutzen, sondern an der Realität. Deshalb prüfe ich:

• Datenqualität
• fehlender Expertise
• Integrationsproblemen
• Widerstand im Team

Ein Use Case mit hohem ROI, aber massiven Integrationsrisiken kann strategisch unklug sein. Deshalb gehört zur Priorisierung immer auch eine Risiko-Bewertung.

Stufe 3: Von Use-Cases zu KI-Lösungen

Priorisierung ist kein Selbstzweck sondern ist der Startpunkt für eine klare Entscheidung:

1. Welcher Use Case wird als MVP gestartet?
2. Welcher geht in die Pilotphase?
3. Welche Ideen werden bewusst zurückgestellt?

Fokus ist keine Einschränkung. Fokus ist Strategie. 

KI-Lösungen Fazit: Struktur schlägt Euphorie

Der AI Discovery Workshop ist der Startpunkt. Die Bewertung entscheiden über den Erfolg. Wer Use Cases systematisch nach strategischer Passung, monetärem Impact, qualitativer Wirkung und Umsetzungsrisiko bewertet, triff bessere Entscheidungen. Nicht schneller aber nachhaltiger. 

KI ist kein Ideenwettbewerb. KI ist eine Investitionsentscheidung.